할 일이 많을 때, 무엇부터 해야 할까요

집중이 안 되는 이유가 늘 산만함 때문만은 아닙니다. 무엇을 할지 정하지 못한 상태에서도 집중이 흐트러집니다. 할 일이 머릿속에 뒤섞여 있으면, 하나를 붙잡고도 “이걸 지금 하는 게 맞나” 하는 생각이 계속 끼어들기 때문입니다. 그래서 집중을 시작하기 전에, 무엇부터 할지부터 정리하는 게 먼저입니다.

바쁜 것과 중요한 것은 다릅니다

하루 동안 우리는 끊임없이 “지금 뭘 할까”를 결정합니다. 그런데 이 결정은 대개 급한 일에 끌려갑니다. 메신저 알림, 당장 답해야 할 메일처럼 지금 소리를 내는 일이 먼저 손에 잡히고, 시간이 걸리지만 정작 중요한 일은 계속 뒤로 밀립니다.

한 실험에서 사람들에게 두 가지 일 중 하나를 고르게 했습니다. 하나는 보상이 크지만 급하지 않은 일, 다른 하나는 보상은 작지만 마감이 임박한 일이었습니다. 많은 사람이 보상이 더 작은데도 급한 쪽을 골랐습니다. 중요도보다 눈앞의 급함에 더 끌리는 이 경향을 연구진은 ‘단순 긴급성 효과’라고 불렀습니다.^[1]

바쁘게 움직였는데 하루 끝에 남는 게 없는 느낌은 여기서 옵니다. 급한 일을 처리하느라 온종일 뛰었지만, 중요한 일에는 손을 못 댔기 때문입니다.

‘급함’과 ‘중요함’으로 나눠보기

할 일이 뒤섞여 막막할 때는, 각각을 급한가와 중요한가 두 기준으로 나눠보면 정리가 됩니다. 널리 쓰이는 방법으로, 할 일을 네 칸으로 갈라 보는 것입니다.^[2]

• 급하고 중요한 일 — 마감이 임박했거나 즉시 대응이 필요한 핵심 업무. 지금 바로 합니다.
• 급하지 않지만 중요한 일 — 시험 공부, 기획 다듬기처럼 미래의 결과를 만드는 일. 시간을 미리 떼어 둡니다.
• 급하지만 중요하지 않은 일 — 바로 확인할 필요는 없지만 신경을 끄는 알림·요청·잡무. 빠르게 처리하거나 한 번에 모아 처리합니다.
• 급하지도 중요하지도 않은 일 — 목적 없이 반복하게 되는 딴짓이나 불필요한 일. 줄이거나 덜어냅니다.

완벽하게 나눌 필요는 없습니다. 지금 붙잡고 있는 일이 ‘급해서’ 하는 건지 ‘중요해서’ 하는 건지만 구분해도, 하루의 방향이 달라집니다.

핵심은 ‘급하지 않지만 중요한 일’

네 칸 중 가장 자주 밀려나는 건 급하지 않지만 중요한 일입니다. 오늘 안 해도 당장 큰일이 나지 않으니, 급한 일에 밀려 매일 내일로 넘어갑니다. 그러다 마감이 닥치면 그제야 ‘급하고 중요한 일’로 바뀌어, 쫓기며 하게 됩니다.

그래서 이 칸의 일에는 언제, 어디서, 얼마나 할지 미리 정해 두는 것이 중요합니다. “시간 나면 하자”가 아니라 “오늘 오전 10시에 책상에서 기획안 초안을 30분 쓴다”처럼요. 이렇게 상황과 행동을 구체적으로 연결해 두면 실제 실행으로 이어지기 쉬워집니다.^[3]

오늘의 우선순위, 이렇게 정해보세요

1. 할 일을 눈앞에 다 꺼내기

머릿속에만 있으면 실제보다 더 많고 복잡하게 느껴집니다. 오늘 해야 할 일을 짧게라도 전부 적어보세요. 꺼내 놓는 것만으로 “생각보다 할 만하네” 싶어지기도 합니다.

2. 급함·중요함 표시하기

적어둔 일 옆에 급한 일에는 ‘급’, 중요한 일에는 ‘중’을 표시해보세요. 둘 다인 일도, 아무것도 아닌 일도 이때 눈에 들어옵니다.

3. ‘중요’ 한두 개를 먼저 놓기

하루에 중요한 일을 잔뜩 처리하긴 어렵습니다. 오늘 꼭 해낼 중요한 일 한두 개를 골라 가장 집중이 잘 되는 시간에 배치하세요. 나머지 잡무는 그 사이사이에 몰아서 처리하면 됩니다.

정한 우선순위를 TabTalk으로 지키기

무엇부터 할지 정해도, 화면이 평소와 같으면 다시 급한 알림과 딴짓 탭으로 손이 가기 쉽습니다. 우선순위를 정했다면, 그 한 가지에 집중할 시간을 눈에 보이게 만들어 두는 게 도움이 됩니다.

TabTalk 웹에서는 오늘 먼저 할 일에 맞춰 집중 시간을 정하고 바로 타이머를 시작할 수 있어요. Chrome 확장 프로그램을 함께 쓰면 자주 가는 사이트를 집중용과 비집중용으로 나눠둘 수 있고, 집중하기로 한 시간에 딴짓 탭으로 넘어가면 톡이들이 말을 걸어 다시 돌아올 계기를 만들어 줍니다.

하루 전체를 완벽하게 관리하려 하기보다, 지금 정한 한 가지에 집중하는 데 먼저 써보세요.

오늘 바로 해볼 것

1. 오늘 할 일을 짧게라도 전부 적어 눈앞에 꺼내기
2. 각 일에 ‘급’·‘중’ 표시를 해 어디에 속하는지 보기
3. 지금 붙잡은 일이 급해서인지 중요해서인지 한 번 확인하기
4. 오늘 꼭 할 중요한 일 한두 개를 골라 집중 시간 먼저 잡기

할 일이 많을수록 더 빨리 움직이기보다, 무엇부터 할지부터 정하는 게 먼저입니다. 급한 일에 휘둘리지 않고 중요한 일에 시간을 먼저 떼어 두면, 바쁘기만 했던 하루가 조금씩 달라집니다.

오늘 가장 중요한 일 하나를 고르는 것, 거기서부터 시작하면 됩니다.